Communicatie door IT-teams in 5 minuten (sneller, professioneler, consistenter & effectiever)
Communicatieprotocol + portal (simpel te gebruiken toolkit)
Integreer direct in bestaande processen.
De meeste IT-teams hebben te weinig tijd en capaciteit om doorlopend professionele communicatie op te stellen richting stakeholders, en dan met name eindgebruikers.
Ze hebben het al druk genoeg met het oplossen van technische problemen en het implementeren van technische veranderingen. Communicatie doen ze erbij, maar daarin ontbreekt het, naast tijd en capaciteit, vaak aan sturing, richtlijnen en expertise.
Deze speciaal voor IT-teams ingerichte portal, bestaande uit een simpel te gebruiken IT-communicatie-toolkit (met geautomatiseerde templates) en een overzichtelijk communicatieprotocol, lost zowel het tijd-capaciteitsprobleem op als dat het IT-teams op weg helpt om consistent en effectief te communiceren.
Harm van den Elzen
IT-communicatie specialist (ITSM)
Na een aantal jaar met diverse IT-teams te hebben samengewerkt, besloot ik een universele communicatiebenadering te ontwikkelen. Zo simpel mogelijk, want IT-teams hebben het al druk genoeg.
Voeg me toe op LinkedIn →
📱 +31 6 82421763 | 📧 harm@textbite.nl
Deze 5-minuut durende implementatie (2 stappen) legt de basis voor een betere toekomst met snelle IT-communicatie:
- Communicatiefouten → Duidelijke berichtgeving → Meer gemoedsrust: minder druk en stress (bonus: meer tijd!) ✓
- Projectvertragingen → Hogere productiviteit en betere samenwerking → Trots, tevredenheid en optimisme ✓
- Klachten vanuit de organisatie → Vertrouwen vanuit de organisatie → Begrip, waardering en plezier ✓
Start vandaag.
1.
Hanteer samen met je IT-collega’s een duidelijk protocol
Gebruik deze kant-en-klare cheat sheet als leidraad voor de communicatie van IT-teams, zodat je IT-collega’s op één lijn zitten en weten wat er van hen verwacht wordt.
2.
Stel direct geautomatiseerde templates en tools beschikbaar
Profiteer van:
→ ‘IT message builders’
(20+ interactieve, invulbare templates → professionele IT-berichtgeving)
→ ‘Newsletter maker’
(rubrieken kiezen en vullen → boeiend nieuwsoverzicht in pdf)
→ ‘Technical concept explainer’
(vertaalmachine → duidelijke uitleg van technisch jargon)
→ ‘Workaround manual creator’
(interactief format → overzichtelijke gebruikershandleiding in pdf)
→ ‘FAQ creator’
(invulbare widget → geordend vraag- en antwoordoverzicht in pdf)
→ ‘Communication planning’
(vulbare content kalender → handige communicatietijdlijn)
Geen creditcard nodig.
Maak van communicatie een simpele invuloefening, zodat tijd wordt bespaard en de berichtgeving compleet is.
Hoeveel capaciteit wil je?
Het aantal IT-collega’s aan wie je een account voor de portal (workspace) wilt verstrekken.
Zo verstrek je accounts
Na het afnemen van een licentie
- Ga naar de ‘Subscriptions’ tab in je account.
- Klik op het kleine symbool bestaande uit 3 verticale puntjes rechts van je abonnement. Klik vervolgens op ‘Sub Accounts’.
- Voer hier handmatig de e-mailadressen in van de IT-professionals die je een account wilt toewijzen, of deel met hen de inschrijflink (die onderaan de pagina staat), waarmee ze zelf een account kunnen aanmaken binnen de licentie.
Vragen en antwoorden
Is dit voor iedere organisatie, ieder IT-team geschikt?
Ja, het is speciaal ontworpen om alle IT-teams (met welk specialisme dan ook) een gemakkelijke, gestandaardiseerde manier te bieden om snel, professioneel, consistent en effectief te communiceren richting stakeholders, met name eindgebruikers. De communicatie cheat sheet en IT Communication Assistant portal (toolkit) komen vooral tot hun recht binnen het ITIL/ITSM-raamwerk, maar zijn ook zeer bruikbaar voor organisaties met andere beheerprocessen.
Houd in gedachten: deze gestandaardiseerde communicatietoepassing is gericht op laagdrempelige communicatie over lopende IT-gerelateerde zaken, zoals incidenten, problemen, systeemupdates, nieuws en aankondigingen. Voor grote, langdurige IT-projecten en -programma’s adviseren we een communicatieprofessional in te schakelen die direct bij het project of programma betrokken wordt.
In welke talen is het beschikbaar?
Zowel de cheat sheet als de portal (toolkt) zijn Engelstalig (internationaal Engels). Dit omdat de meeste IT-afdelingen (ook) internationaal vertegenwoordigd zijn, waardoor Engels vaak de voertaal is. Via de portal wordt de communicatie in een overzichtelijke, consistente stijl opgesteld die gemakkelijk door te trekken is voor vertaaltools, waardoor de consistente stijl behouden wordt. We raden aan DeepL Pro te gebruiken om gecreëerde content te vertalen.
Hoe wordt omgegaan met gevoelige informatie bij het opstellen van de content?
Alle informatie die wordt ingevoerd in de interactieve templates, nieuwsbrief-, workaround- en FAQ-maker, en de communicatie planning blijft binnen het account van de gebruiker en is niet toegankelijk voor derden zolang de gebruiker zijn of haar accountgegevens niet openbaar maakt aan een derde partij. De gebruiker van het account is hier zelf verantwoordelijk voor.
Het openbaar maken (publiceren en distribueren) van gecreëerde content, welke mogelijk gevoelige informatie bevat, is ook volledig in het eigen beheer van de gebruiker van het account.
Gecreëerde documenten kunnen in de portal door de gebruiker zelf verwijderd worden. Gecreëerde berichten via de interactieve templates worden na 1 maand automatisch verwijderd.
Er wordt geen informatie gebruikt om bijvoorbeeld een eigen of extern AI-model te trainen. Enkel de output van de ‘Technical concept explainer’ is gebaseerd op een extern AI-model (OpenAI). Bij normaal gebruik voeren gebruikers hier slechts een ‘statisch begrip’ in, geen gevoelige informatie.
Goed om te weten, is dat het complete systeem verder volledig ontworpen en gebouwd is door een communicatieprofessional uit de IT-wereld, inclusief alle teksten die vanuit de interactieve templates en overige tools worden gegenereerd.
Is het ook mogelijk om een los (1-persoons) account af te nemen?
Wanneer je alleen een account voor jezelf wilt afsluiten – en het dus niet nodig is om IT-collega’s van een account te voorzien – kun je via deze link een 1-persoons account afnemen. De investering is €95 per maand.
Wil je IT-collega’s wel van een account voorzien? Doorloop dan stap 2 op deze pagina om een licentie af te nemen.
Neem contact op wanneer je een licentie wilt met meer dan 250 workspaces / sub accounts.
Doen jullie aan partnerships?
We hebben een gestandaardiseerd partnerprogramma opgezet voor professionals en bedrijven in de IT-wereld die deze communicatieoplossing willen aandragen binnen hun netwerk. Meer informatie vind je via ‘Become a partner and earn 40% recurring commission every month’.
Bezwaren en antwoorden
"We hebben geen tijd om dit te implementeren."
Dit is precies waarom je deze oplossing nodig hebt. De cheat sheet en portal (toolkit) zijn ontworpen om zonder grote tijdsinvestering te integreren in je bestaande processen. Het bespaart juist tijd door duidelijke, consistente communicatie mogelijk te maken, waardoor IT-teams minder tijd kwijt zijn aan uitleg en het herstellen van misverstanden.
"Onze huidige communicatie werkt goed genoeg."
Het kan zijn dat het nu redelijk werkt, maar wat in jouw ogen “goed genoeg” is, is vaak niet voldoende voor je stakeholders in een snel veranderende omgeving. De kosten van onduidelijke communicatie kunnen op lange termijn veel hoger uitvallen dan je denkt. Met de cheat sheet en portal (toolkit) verbeter je niet alleen de efficiëntie, maar ook de samenwerking en tevredenheid onder stakeholders en eindgebruikers.
"We hebben geen budget voor dit soort tools."
De investering in betere communicatie verdient zichzelf snel terug. Denk aan de tijd die wordt bespaard op projectdoorlooptijden, het voorkomen van fouten en de verhoogde tevredenheid bij eindgebruikers. Bovendien zijn de gevolgkosten van slechte communicatie, zoals downtime en productiviteitsverlies, veel hoger dan de kosten van de portal (toolkit).
"We hebben al een andere oplossing voor communicatie."
Veel bestaande oplossingen richten zich op algemene communicatie, maar de cheat sheet en portal (toolkit) zijn specifiek afgestemd op de unieke uitdagingen van IT-teams. Het biedt niet alleen hulpmiddelen, maar ook specifieke richtlijnen en strategieën die direct toepasbaar zijn voor jouw sector en team.
"Ik ben bang dat het ingewikkeld is om in gebruik te nemen."
De cheat sheet en portal (toolkit) zijn gebruiksvriendelijk en speciaal ontworpen met eenvoud in gedachten. Het vereist geen uitgebreide training of ingewikkelde integratie. IT-teams kunnen vrijwel direct aan de slag met duidelijke stappenplannen en templates die de communicatie stroomlijnen.
Contact
Harm van den Elzen
Oprichter IT Communication Assistant
📧 harm@textbite.nl
📱 +31 6 82421763
linkedin.com/in/harmelzen
